辦公軟件是指可以進(jìn)行文字處理、表格制作、幻燈片制作、圖形圖像處理、簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)庫的處理等方面工作的軟件。目前辦公軟件朝著操作簡(jiǎn)單化,功能細(xì)化等方向發(fā)展。辦公軟件的應(yīng)用范圍很廣,大到社會(huì)統(tǒng)計(jì),小到會(huì)議記錄,數(shù)字化的辦公,離不開辦公軟件的鼎力協(xié)助。另外,政府用的電子政務(wù),稅務(wù)用的稅務(wù)系統(tǒng),企業(yè)用的協(xié)同辦公軟件,這些都屬于辦公軟件。 如下圖所示的數(shù)據(jù),要求按年月匯總?cè)肼毴藬?shù)。對(duì)于這樣的匯總要求,在實(shí)際工作中還是很常見的。

一般大家都習(xí)慣用公式解決問題,但是作為本題來說,一是數(shù)據(jù)量比較多,有近1800條數(shù)據(jù)。
二是題目要求能夠按不同的年月匯總。如果使用公式,需要先提取不重復(fù)的年份,然后再建立數(shù)據(jù)有效性,最后再使用SUMIFS函數(shù)或是SUMPRODUCT函數(shù)來完成,不僅運(yùn)算量大,而且步驟比較多。
如果使用數(shù)據(jù)透視表來完成的話,會(huì)相對(duì)便捷一些,接下來咱們就學(xué)習(xí)一下具體的操作方法。
一、建立數(shù)據(jù)透視表
單擊數(shù)據(jù)區(qū)域任意單元格,依次單擊【插入】,【數(shù)據(jù)透視表】。
在彈出的【創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表】對(duì)話框中保留默認(rèn)設(shè)置,單擊【確定】,Excel會(huì)自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)名為Sheet1的工作表放置新建的數(shù)據(jù)透視表。
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二、設(shè)置數(shù)據(jù)透視表字段
在【數(shù)據(jù)透視表字段列表】中,將“入職日期”字段分別拖動(dòng)到“行標(biāo)簽”區(qū)域和“∑數(shù)值”區(qū)域。
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右鍵單擊數(shù)據(jù)透視表行字段,在下拉列表中單擊【創(chuàng)建組】。
在【分組】對(duì)話框的步長(zhǎng)文本框中,依次單擊“月”,“年”,單擊【確定】。
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在【數(shù)據(jù)透視表字段列表】中,將行標(biāo)簽區(qū)域的“年”拖動(dòng)到報(bào)表篩選區(qū)域。
關(guān)閉【數(shù)據(jù)透視表字段列表】。
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修改字段標(biāo)題,如下圖所示。
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三、調(diào)整數(shù)據(jù)透視表設(shè)置
這時(shí)候的數(shù)據(jù)透視表雖然已經(jīng)接近我們需要的樣式了,但是如果篩選年份,會(huì)發(fā)現(xiàn)沒有數(shù)據(jù)的月份未顯示出來,還需要我們進(jìn)一步的設(shè)置。
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右鍵單擊行字段,在下拉列表中選擇【字段設(shè)置】
在彈出的【字段設(shè)置】對(duì)話框中,單擊【布局和打印】選項(xiàng)卡,勾選“顯示無數(shù)據(jù)的項(xiàng)目”,單擊【確定】。
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右鍵單擊數(shù)據(jù)透視表任意單元格,在下拉列表中單擊【數(shù)據(jù)透視表選項(xiàng)】,在【數(shù)據(jù)透視表選項(xiàng)】對(duì)話框中,單擊【布局和格式】選項(xiàng)卡,在“對(duì)于空單元格顯示”后的文本框中輸入0,單擊【確定】。
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至此,一個(gè)可以按照年份和月份進(jìn)行篩選的數(shù)據(jù)透視表就完成了。
我們可以非常方便的在篩選字段中選擇不同的年份,也可以在行標(biāo)簽中篩選不同的月份查看不同階段的入職人數(shù)。
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硬件是實(shí)在的,有模有樣的。軟件是程序性的。是一系列的指令。有了軟件,硬件才會(huì)實(shí)現(xiàn)更豐富的功能。
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