近年來，公文寫作越來越受到各級(jí)機(jī)關(guān)的重視，國家早在1999年就印發(fā)了《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》(GB/T9704——1999)，并于2000年發(fā)布了《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》(國發(fā)[2000]23號(hào))，但長期以來，在公文的制作與排版上，特別是如何用Word制作常用公文，我們一直難以找到一個(gè)很好的辦法來制作規(guī)范的公文。為此，筆者根據(jù)國家規(guī)定，結(jié)合多年來制作公文的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行了簡(jiǎn)要的整理，總結(jié)出以下用Word制作常用公文的程序和方法，供大家參考。

　　第一步，進(jìn)入Word界面

　　第二步，頁面設(shè)置

　　從“文件”欄中單擊“頁面設(shè)置”，彈出選項(xiàng)，在“頁邊距”欄中選擇“上：37mm;下：35mm;左：28mm;右：26mm”。在“紙張”欄中選擇“紙型：A4;寬度：210mm;高度：297mm”。在“版式”欄選擇“奇偶頁不同：√;頁眉：15mm;頁腳：28mm”。

　　第三步，發(fā)文字號(hào)

　　如果是下行文，則將光標(biāo)移至頁面103mm位置(在word界面的下面顯示有“位置：X X”字樣，光標(biāo)上下移動(dòng)，“位置”數(shù)據(jù)會(huì)跟著變化)，用3號(hào)仿宋輸入內(nèi)容居中即可;如果是上行文，則將光標(biāo)移至頁面158mm位置，左空1字用3號(hào)仿宋輸入發(fā)文字號(hào)，然后右空1字用3號(hào)仿宋輸入“簽發(fā)人”加全角冒號(hào)，后用3號(hào)楷體輸入簽發(fā)人姓名;如果是平行文，則將光標(biāo)移至55 mm處，對(duì)齊頁面右邊輸入發(fā)文字號(hào)。下行文、上行文、平行文(函)發(fā)文字號(hào)位置是由《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定決定的，公文用紙為A4型紙，幅面尺寸為210mm×297mm。因發(fā)文字號(hào)位于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行位置(按3號(hào)仿宋字高度約為20mm)，加之下行文和上行文要留出天頭37mm，下行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)距版心上邊緣25 mm(上行文為80 mm)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)高度21mm(高限22mm)，故下行文發(fā)文字號(hào)的位置應(yīng)為37+25+21+20=103mm處，上行文發(fā)文字號(hào)的位置應(yīng)為37+80+21+20=158mm處;而平行文(函)按規(guī)定發(fā)文機(jī)關(guān)上邊緣距上頁邊30mm，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)高度21mm，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下邊緣4mm處有武文線(上粗下細(xì))，故平行文(函)發(fā)文字號(hào)的位置應(yīng)為30+21+4=55mm處。

　　第四步，標(biāo)題

　　在發(fā)文字號(hào)后空兩行位置用2號(hào)小標(biāo)宋簡(jiǎn)體字輸入內(nèi)容，并進(jìn)行段落調(diào)整�？蛇x定標(biāo)題后，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，彈出對(duì)話框，單擊“段落”，再彈出一個(gè)對(duì)話框，選擇“行距：固定值;設(shè)置值：40磅”(即以2號(hào)字高度加2號(hào)字高度7/8倍的距離為一基準(zhǔn)行)。

　　第五步，主送機(jī)關(guān)

　　標(biāo)題后下空一行位置頂格，用3號(hào)仿宋字輸入主送機(jī)關(guān)內(nèi)容。如果主送機(jī)關(guān)不止一行則第二行同樣頂格。

　　第六步，正文

　　在主送機(jī)關(guān)下一行空2個(gè)字位置，用3號(hào)仿宋輸入正文內(nèi)容。

　　第七步，附件

　　公文如有附件，則在正文之后空一行并空2個(gè)字位置用3號(hào)仿宋字標(biāo)識(shí)附件，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。如“附件：1.X X X X”。附件名稱后不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。裝訂在正文中的附件還應(yīng)在左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)，這里的“附件”后不能用冒號(hào)。

　　第八步，成文日期。在附件后(無附件則在正文后)空3行位置(如果是辦公室文件則空2行即可)輸入成文日期，但須右空4個(gè)字�？刹捎貌迦朕k法，單擊word“插入”，選擇并點(diǎn)擊“日期和時(shí)間”，彈出對(duì)話框，選擇“語言：中文(中國);可用格式：二〇〇六年X月X日”。

　　第九步，附注

　　在成文日期下一行空2字位置，用3號(hào)仿宋輸入附注內(nèi)容，同時(shí)將附注內(nèi)容用小括號(hào)“()”括上。如回復(fù)提案、議案、人大代表建議，以及請(qǐng)求等，需采用附注方式標(biāo)注聯(lián)系人及聯(lián)系電話，中間空1個(gè)字但不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

　　第十步，正文段落調(diào)整

　　將全部正文選定，用調(diào)整標(biāo)題行距的辦法進(jìn)行正文段落調(diào)整，但正文的設(shè)置值為28磅(即以3號(hào)字高度加3號(hào)字高度7/8倍的距離為一基準(zhǔn)行)。

　　第十一步，印刷版記

　　位于公文的最后，且在最后一頁的底端。首先用3號(hào)黑體輸入“主題詞”，并加全角冒號(hào)，然后用3號(hào)小標(biāo)宋簡(jiǎn)體輸入詞目，每個(gè)詞目間空1個(gè)字的位置。在主題詞下一行左空1個(gè)字位置用3號(hào)仿宋輸入“抄送”，后加全角冒號(hào)，然后輸入抄送單位，抄送單位之間用逗號(hào)隔開，最后用句號(hào)結(jié)束，如果抄送單位不只一行，則對(duì)齊第一個(gè)抄送單位的位置排列。在抄送機(jī)關(guān)下一行空1字位置用3號(hào)仿宋輸入印發(fā)機(jī)關(guān);在同一行右空1字用3號(hào)仿宋輸入阿拉伯印刷日期。每項(xiàng)內(nèi)容之間用反線隔開，最后一項(xiàng)內(nèi)容下面同時(shí)要加上反線，反線的長度同版心寬度。

　　第十二步，設(shè)定頁碼