電子郵件中的一些錯(cuò)誤是很直接的，如果對(duì)方收到了你的錯(cuò)誤郵件，你的工作、聲譽(yù)或者是職業(yè)生涯都可能受到影響。幸運(yùn)的是，要避免這些錯(cuò)誤是很容易的。以下是經(jīng)常會(huì)困擾我們的五個(gè)電子郵件使用時(shí)的壞習(xí)慣，但你完全能夠以另外的方式來(lái)處理它們。

1、含糊或者是缺少主題

當(dāng)我們?cè)跔?zhēng)一場(chǎng)官司的時(shí)候，我們也應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔地歸納到一項(xiàng)條例來(lái)為自己辯護(hù)。對(duì)于電子郵件來(lái)說(shuō)，也是同樣的道理。你應(yīng)該讓收件人能夠很容易地明白你的郵件是什么內(nèi)容。如果你想大多數(shù)人那樣，有一個(gè)文件筐總括你收到的郵件，可能會(huì)根據(jù)日期、發(fā)件人或者是主題來(lái)歸類(lèi)，那么你難道不會(huì)希望能夠通過(guò)主題就能夠得知簡(jiǎn)要的信息嗎？如果能這樣的話(huà)那么發(fā)件人就是為你節(jié)約了時(shí)間。

換一個(gè)角度來(lái)說(shuō)，你所收到的郵件中，有多少是沒(méi)有主題或者是對(duì)方所標(biāo)示的主題是像“你要的電話(huà)號(hào)碼”這樣的呢？為什么發(fā)件人不能在主題中清楚地寫(xiě)明“電話(huà)號(hào)碼是xxx-xxxxxxxx”呢？

當(dāng)你在發(fā)送電子郵件給一個(gè)特定的人時(shí)，請(qǐng)?jiān)谥黝}中給出事件的詳情，再加上名字。例如，當(dāng)你想說(shuō)張三升職這件事，你可以在主題中寫(xiě)道“張三升職了”。如果你發(fā)送郵件時(shí)在主題中只寫(xiě)道“張三”，那么收件人也許就會(huì)誤認(rèn)為是張三所發(fā)送的郵件。

總之，一個(gè)清楚明了的郵件主題，就可以為收件人省卻不少麻煩。

2、更改了話(huà)題卻沒(méi)有更改主題

你是否有看到過(guò)一些標(biāo)明一件商品正在出售的廣告，而進(jìn)入了商店后卻發(fā)現(xiàn)它已經(jīng)售空了呢？商店其實(shí)是給了你一張延期票，因?yàn)樗�的廣告內(nèi)容實(shí)際上已經(jīng)是過(guò)期了。在過(guò)去，商店通常都會(huì)試圖說(shuō)服你購(gòu)買(mǎi)其它的東西來(lái)代替，也就是一種“誘餌推銷(xiāo)”的方式。

電子郵件用戶(hù)則更經(jīng)常地蒙受這種“誘餌推銷(xiāo)”，而之所以這樣的原因大都是出于懶惰。例如，當(dāng)你向一個(gè)同事發(fā)送一則主題為A的通知，這個(gè)同事之后則需要向你發(fā)送主題為B的通知。然而，它沒(méi)有創(chuàng)建一封新郵件，標(biāo)明“主題B”，而是直接回復(fù)你，在文中才提到關(guān)于主題B的事，但此時(shí)的主題上所寫(xiě)的仍然是“主題A”。這確實(shí)令人煩惱不是嗎？當(dāng)你發(fā)送電子郵件的時(shí)候，請(qǐng)確定你的主題與實(shí)際的內(nèi)容是相匹配的。如果你要通過(guò)回復(fù)來(lái)發(fā)送通知，那么請(qǐng)將主題更改為匹配實(shí)際話(huà)題的字句。

幾個(gè)月前，天氣還很冷的時(shí)候，一個(gè)鄰居向我們新建住宅區(qū)的所有居民發(fā)送了一份鄰里的電話(huà)號(hào)碼簿，標(biāo)題為“鄰居的號(hào)碼簿”。一個(gè)半小時(shí)后，我收到了一封來(lái)自其中一個(gè)鄰居向所有人回復(fù)的郵件，主題是“Re:鄰居的號(hào)碼簿”。我不經(jīng)意地點(diǎn)開(kāi)了這封郵件，發(fā)現(xiàn)這個(gè)發(fā)送者所寫(xiě)的是他的暖氣機(jī)壞了，想向鄰居們借毛毯以及煤油暖氣機(jī)。當(dāng)然，他還是得到了他所需要的東西并修好了他的暖氣機(jī)，但如果他所發(fā)出的郵件能有一個(gè)更好的標(biāo)題的話(huà)，我想他也許能夠獲得更快的回復(fù)。

3、在一封郵件中包含多個(gè)話(huà)題

將多個(gè)話(huà)題包含在一封郵件中能夠讓你減少發(fā)送的次數(shù)，也可以減少電子郵件的流量以及數(shù)量。然而，你的接收者可能就會(huì)因此忽略了一個(gè)或多個(gè)話(huà)題。所以最好還是讓每封電子郵件中只包含一個(gè)話(huà)題。

在一封電子郵件中只包含一個(gè)話(huà)題可以使溝通更有效。

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4、未經(jīng)思考就發(fā)送

當(dāng)你年幼的時(shí)候，你的母親也許有告訴過(guò)你，在對(duì)一個(gè)人作出回應(yīng)之前心里先默數(shù)三聲。為什么她要那么說(shuō)呢？因?yàn)樗�知道，如果不�?jīng)思考就回答的話(huà)可能會(huì)引發(fā)一些問(wèn)題。

請(qǐng)確保你所要說(shuō)的確實(shí)就是你所寫(xiě)的東西，人們可能會(huì)根據(jù)你的字句來(lái)自行理解你的意思。通過(guò)電子郵件所開(kāi)的玩笑很可能會(huì)比當(dāng)面這么做要造成更大的誤解。另外，請(qǐng)小心謹(jǐn)慎，不要太快對(duì)一封讓你不悅的電子郵件作出回應(yīng)。一個(gè)愚蠢的人才會(huì)當(dāng)即表現(xiàn)他的不滿(mǎn)，而智者總是能夠?qū)⒁恍┬呷韬雎浴?/p>

出于法律因素，在發(fā)送郵件前你也需要經(jīng)過(guò)思考。電子郵件能夠被律師“發(fā)現(xiàn)”，作為一方提出訴訟的證據(jù)。也就是說(shuō)，你在電子郵件中所寫(xiě)的內(nèi)容可能落入一些律師的手中，成為審判時(shí)的證據(jù)。因此在你發(fā)送一封電子郵件之前，想象自己是處在一個(gè)證人的立場(chǎng)，正在提供證詞。

5、輕率地對(duì)所有人回復(fù)

在你按下“回復(fù)所有”前，先確定你是否真的需要這么做。真的每個(gè)人都需要看到你的回復(fù)嗎？你的回復(fù)對(duì)所有人都是有益的嗎？或者說(shuō)你是否僅僅是發(fā)送了一個(gè)私人的回復(fù)或者只是一個(gè)關(guān)于發(fā)件人的個(gè)人問(wèn)題呢？在這些情況下，你只需要做簡(jiǎn)單的“回復(fù)”就可以了。否則，你的一些私人的爭(zhēng)論就可能變成公眾皆知的尷尬信息。

請(qǐng)注意，如果你收到一封郵件是因?yàn)槟闶悄硞�(gè)群組中的成員，那么當(dāng)你點(diǎn)擊“回復(fù)”時(shí)也會(huì)將郵件發(fā)送給群組中的所有人。

你是否意識(shí)到你自己所犯的這些錯(cuò)誤呢？最好就是能夠立即認(rèn)識(shí)到這些問(wèn)題，這樣就能夠很輕易地將它們改正。

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